Tijdsmanagement

Zo zet je een goede urenregistratie op in 5 stappen

Tijdschrijven lijkt een noodzakelijk kwaad waar we niet aan kunnen ontsnappen. Zo hoeft het echter niet te zijn. Met deze vijf stappen heb je snel een effectieve urenregistratie opgezet. Hiermee krijg je inzicht in hoe de tijd op je projecten wordt besteed. Je krijgt overzichten met projectkosten. Je leert welke activiteiten de meeste tijd kosten. Met deze kennis kun je je bedrijfsvoering makkelijk verbeteren en zo tijd en geld besparen.

Bepaal wat je nodig hebt

Denk eerst na wat je wilt gaan doen. Waarom ga je uren registeren? Is tijdschrijven nodig voor de facturatie? Of wil je een overzicht krijgen over grotere projecten waar één of meerdere teams aan werken. Dit soort vragen helpt om je eisen die jij stelt aan de urenregistratie in kaart te brengen. Je kunt een korte lijst opstellen van vereisten en deze delen met anderen. Ongetwijfeld zullen er zaken aan het licht komen waar je in eerste instantie nog niet aan had gedacht.

Kies de juiste tool voor tijdschrijven

Meestal hoeft een urensysteem niet zo ingewikkeld te zijn. Ben je met weinig medewerkers? Dan volstaat wellicht een urenregistratie in Excel. Bedenk dan wel dat Excel voordelen heeft maar zeker ook nadelen. Je kunt snel van start gaan met Excel en er zijn geen abonnementskosten voor een online urensysteem. Nadeel is dat je vaak meer handmatig werk hebt om gegevens van medewerkers samen te voegen tot een rapport. Als je met meerdere mensen in één Excel-bestand werkt, is de kans groot dat data overschreven wordt.

Een urenregistratiesysteem is de volgende stap. Meestal zijn ze niet gratis maar urensystemen bieden voordelen boven Excel. Deze systemen werken goed voor teams die uren invoeren. Je kunt makkelijk meer accounts opzetten en per gebruiker instellen welke projecten zichtbaar moeten zijn. Daarnaast zijn rapporten met één klik te downloaden. Dit scheelt veel werk, vooral wanneer een medewerker toch nog wat uren gewijzigd heeft en je een rapport opnieuw moet downloaden.

Denk na over de rapportage

Uiteindelijk gaat het om de data die je verzamelt. Je hebt overzichten nodig om je doelen die je voor ogen had te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je wilt zien hoeveel uren er op projecten van verschillende projectlijnen wordt geschreven. Of je wilt weten per project hoeveel uren geschreven worden op declarabel werk of verlof. Deze vragen verschillen enorm. Het is belangrijk om daar een goed beeld van te hebben. Het is het eindpunt van het proces en als de overzichten niet duidelijk zijn zul je geen effectieve urenregistratie opzetten.

Maak  een eenvoudige structuur

Urenadministratie is niet simpelweg uren verzamelen. De uren zijn onderdelen van een structuur die voor een nuttige indeling zorgt. Dit kan bijvoorbeeld een lijst projecten zijn. Binnen de projecten kun je activiteiten specificeren waarop uren geschreven worden. De structuur die je kiest moet het mogelijk maken om je doelstellingen te bereiken. Met een goede opzet is het eenvoudig om de juiste urenrapporten te maken. Het loont de moeite om van te voren een diagram te maken met een opzet voor je urenregistratie. Een diagram helpt ook enorm om anderen te laten zien wat je van plan bent.

Begin klein

Het kan best overweldigend zijn, een structuur met meerdere lagen van projecten en activiteiten. Daarom is het goed om klein te beginnen met een simpele opzet. Dit helpt om nieuwe inzichten te krijgen en je ziet hoe een structuur in de praktijk uitpakt. Het is vervolgens eenvoudig om aanpassingen te maken.

Met een kleine hoeveelheid data kun je al zien hoe de rapporten eruit zien. Voldoen deze wel aan de doelen die je gesteld hebt? Is de invoer van uren begrijpelijk voor iedereen? Op deze manier krijg je in een vroeg stadium waardevolle inzichten waarmee je urenregistratie eenvoudig kunt verbeteren.

Tot Slot

Deze tips zijn algemene richtlijnen uit de praktijk. Ze gaan je helpen om gericht na te denken over jouw urenregistratie. Aarzel niet om te experimenteren en een eerste opzet drastisch te wijzigen als dat nodig is. Op die manier kun je een effectieve administratie opzetten die uiteindelijk leidt tot een betere bedrijfsvoering.

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *